閱讀的力量

很多人都會使用Excel，但很少人能將它用到“Excel-lent”（卓越）。Excel不只是能填數字的工具，它的強大功能可以節省許多整理表格的力氣與時間，讓工作更順利！

「要學好Excel，觀念絕對比技巧更重要，」Microsoft Office專家王作桓指出。王作桓現為台灣微軟Microsoft Office內部訓練資深講師，連續11年榮獲「微軟全球最有價值專家」（Microsoft MVP Award）殊榮，擁有超過20年企業電腦課程規劃、訓練資歷，著有《Excel工作現場實戰寶典》、《Office 2013提昇企業效率達人實戰技》等書。

請王作桓來解答一般工作者最常見的Excel問題，搞懂觀念再學技巧，你也能晉級Excel達人。

Q1 使用Excel的基本觀念是什麼？
報表格式要正確：

Excel被創造的目的是資料分析，所以正確的「資料庫格式」（database）是報表能否製作完善的關鍵。正確的資料庫格式就是以第一列為資料標題，每筆資料再由上往下、一列列輸入，中間不可留空，也不要插入函數，保持資料完整乾淨。

盡量使用樞紐分析：

善用Excel的內建工具，8成報表都可以用樞紐分析（詳見Q 10），有效率又好上手，剩下2成不能用樞紐分析製成的報表，才使用函數。

設對函數才能提高效率：

函數的相對、絕對位址（address）設定要正確。因為Excel在複製貼上公式時，都會自動調整運算範圍，函數位址設立正確，就能提高效率。

Q2 哪些快捷鍵一定要記起來？
Ctrl＋上／下／左／右鍵：

不用點擊滑鼠，就可以快速跳到資料表4個角落的儲存格。

Ctrl＋Shift＋數字鍵：

圈選要換單位的儲存格後，按搭配鍵與數字，即可轉換數字單位。

F4功能鍵：

可重複上一個步驟。假設最後一個動作是在上方插入空白行，再按一次F4就能重複上方插入空白行。

Alt鍵＋「＝」：

快速算出數字總和。在要填入總和的儲存格，按下「Alt」和「＝」，就可快速得到數字總和。

運用Excel做基本加、減、乘、除很簡單，只要在答案格中先輸入「＝」，游標圈選要運算的數值，再輸入四則運算公式，就能得到答案了。

例如，想計算右圖B2、C2儲存格數字相乘，只要在答案格D2輸入「＝B2*C2」的乘法公式，就能算出答案；接著可以拖曳這個儲存格來填滿其他空格，不用一格格計算，公式會自動調整範圍。

Q4 如何合併兩格文字、又不用重新打字？

針對這個問題，使用「&」運算符號或是CONCATENATE函數，就能將多個列中的文本連接起來。例如，想合併右表的姓名與部門名稱，在單元格C1中鍵入公式「=A1&" "&B1」，或者是CONCATENATE（A1," ",B1）即可。公式中的空格代表在顯示文字間插入空格。

Q5 如何把數據資料變成圖表？

有時一連串的數字令人暈頭轉向，表格化的資訊反而清楚。想快速建立圖表，只要圈選想做成圖表的儲存格數據，然後按F11功能鍵，就能馬上完成一張圖表。

Q6 下拉式選單如何使用？

製作大型報表時，常需要輸入固定重複的資料，例如是否出席的「是」、「否」、「未回覆」等。如果把資料轉換成下拉式選單，就不用一一複製貼上，直接點選清單，省時又能提高正確率。

1. 選取要做下拉式清單的儲存格。點上方工具列「資料」的「資料驗證」。

2. 接著在「設定」中，儲存格內允許欄位選擇「清單」；在來源欄位填入你希望顯示的項目「是,否,未回覆」，選項間須用英文逗號分隔。按下確定即完成。

碰到想用中文字排序或自訂順序時，很多人會傷腦筋，其實解決方法很簡單：

1. 先點選欲排序的儲存格，接著點選上方工具列「資料」的「排序」，選擇「自訂排序」。

2. 在跳出來的對話框中，點選「順序」下拉選單中的「自訂清單」。清單中可以找到如星期、月分等類別，也可以新增清單，點選後按下確定，即可排序完成。

Q8 表格想從橫式改直式，怎麼做最快？

好不容易做完橫式表格，老闆卻堅持要改直式的窘境，不少人會摸摸鼻子，一個個重新複製貼上。但其實Excel有個超好用功能：轉置表格。

首先，「複製」要使用的表格，選取要貼上的位置後，按右鍵清單的「選擇性貼上」，勾取「轉置」再按確定即大功告成。

Q9 出現像亂碼的數值代表什麼意思？

輸入公式時，常常會出現看似亂碼的文字，但每串亂碼都有其意義，只要看懂並修正，就可以順利解決。

Q10 「樞紐分析」是什麼？

最推薦必學的內建工具就是「樞紐分析」。

樞紐分析一般用來快速合併或比較大量資料，用樞紐分析製成的報表，可依不同需求隱藏或露出欄位，設定好的儲存格公式也能自動進行運算。

以採買用品的資料為例，建立樞紐分析表的步驟如下：

1. 先建立正確的資料庫格式，確認資料具有欄標題或表格標題，而且不含空白列。

2. 選取表格範圍，接著點選上方工作列「插入」的「樞紐分析表」功能，按確定後，新增到新工作表。

3. 在右方樞紐分析表的欄位清單中，勾選想呈現的欄位，並可在右下方拖曳欄位名稱，自行排列資料出現在左方報表的位置順序。

如此一來，報表就不像原始資料沒有分類，樞紐分析過的資料既分類呈現，數值也自動運算完成，一眼即可掌握。

許紫寧　│　2016-04　│　圖片來源：EXCEL   http://topic.cheers.com.tw/issue/2016_4tips/digital/article/3.aspx