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EDS-02-02-2015.06.26  

什麼是「倒金字塔說話術」?

  • 逆轉說話順序,先說「結論」更精采

倒金字塔(inverted pyramid)顧名思義是指顛倒的金字塔。頂點在最上方,把它顛倒之後,頂點就變成巨大的四角底座。延伸運用在日常生活中,從大事到小事,按照事情的重要性陳述,就是所謂的「倒金字塔」。

「倒金字塔」也是電視、報紙等媒體在報導寫作時的國際標準。不僅如此,更有人把它視為一種淺顯易懂、不會被誤解的文章體裁,廣泛地應用在論文、簡報、企劃書、E-mail、部落格等撰寫。在擔任媒體訓練講師時,我也經常傳授「倒金字塔說話術」幫助大家培養不會被誤會的說話方式,請看下圖。

 

「倒金字塔」的說話結構

p17  

 

簡言之,倒金字塔就是先說出最重要的「結論」,緊接著再說出「第二重要」的內容,通常我們會在這時說明造成結論的理由及原因。然後才是第三重要的內容,接著再敘述更次要的內容……依此類推。

 

別以為這個很容易,有位擔任小學老師的朋友曾告訴我,對於小孩來說,倒金字塔的說話方式非常困難。聽說他有一回帶著四年級的小學生遠足,回程時,一頭山豬從旁邊狂奔而過,這個畫面當場讓大家驚訝不已。隔天,他要求孩子們以「我遇見了山豬」為題目寫一篇作文。雖然老師有引導學生可以先寫出自己「印象最深刻」的地方,但幾乎全班同學還是從「出發去遠足」開始寫起。依照早上起床、學校集合、跟同學一起走出校門、吃午餐……流水帳式的敘述;至於看見山豬被嚇一跳的事情,都被學生放到作文的最後才出現。

 

由此可知,按照時間順序說話是最自然的表達方式,平時我們常不自覺地使用這種方式說話。但是,當我們想表達一件會讓對方感到驚訝的事情時,又會很自然地使用倒金字塔敘述就像下頁的例子。

 

  • 範例

 

我的車被撞了!對方是一輛計程車,他根本沒看紅綠燈就一頭撞上我的車門。我們兩台車都嚴重凹陷,幸好沒人受傷。那是今天早上十點左右發生的事,當時我才剛收完貨回來。就在店外面那個十字路口撞到。後續的處理真是累人。總共來了四輛警車,還有一堆人在旁邊圍觀。我一直處理到下午,才總算能回去上班呢。」

 

說話者一開始先說出「我的車被撞了」這個結論,接著再說明「一輛計程車根本沒看紅綠燈,一頭撞上我的車門」這個理由,最後再依照對方認為重要的順序來敘述車禍的始末。這就是倒金字塔的說話方式,不過在日常生活中,我們卻極少使用這種方式來敘述事情。

 

  • 「倒金字塔說話術」的優點:讓結局先登場,說服力道最強

 

相信各位已經明白只要開宗明義指出事情的核心訊息,在第一時間就提出結論,就能讓對方快速地理解內容。同時不會讓人誤解話中的重點。而且倒金字塔在資訊傳達速度、印象度等方面,也勝過其他的表達方式。

 

究竟為什麼「開門見山地說出結論」就不會產生誤解呢?舉例來說,向主管報告專案進度時,主管通常已經很清楚專案的整體架構和背景。在這樣的前提下,主管詢問下屬關於「針對夏季高需求量而研發的新產品,何時可投入市場」的問題。這時候如果下屬採取「時序性」的敘述,就很容易引起誤解。

 

  • 範例:按照「時間順序」說話,最容易被誤解

 

問題什麼時候可以投入市場?

 

回答試驗品的研發進度落後,聽說還要二個月,也就是大概在五月才能完成。接下來,我們會針對試驗品進行安全性檢測,並著手設計生產線,大約三個月後便能開始量產。這麼一來,就要到八月底才能出貨了。這樣是趕不上高需求期的。我們正在想辦法提早出貨。首先我們會將投入試驗品研發的工作人員增加一倍,並且在每個階段都進行安全性檢測,生產線方面,可依照試驗品的設計圖來打造。這樣一來,我想我們就可以趕在七月初出貨了在上述例子「我想我們可以趕在七月初出貨」這個結論,一直到最後才出現。也許各位會認為,既然都在最後說出結論了,怎麼還會被誤解呢?但事實並非如此。

 

一旦將結論放在最後,遭到誤解的機率就會大幅提高。

 

  •  一個結論二種說法,說服力道完全不同

 

為什麼呢?因為主管已經先得到「試驗品研發進度落後」的訊息,在這個前提下,從下屬解釋造成「進度落後」的原因開始,一直到「我想我們可以趕在七月初出貨」的結論,中間的空檔等於提供給主管胡思亂想的時間,也就是發揮想像力的空間

 

假如主管很擔心新產品無法如期投入市場,那麼在這段時間內,他便會因為過於擔憂而想像許多負面的狀況:「正如下屬所說,試驗品的研發進度落後確實是個嚴重問題」、「為了提早出貨而想出來的對策,怎麼看都像是應急」、「那些對策應該無法全部順利進行吧」。

這麼一來,即使最後聽到「我想我們可以趕在七月初出貨」的結論時,主管恐怕早已產生先入為主的觀念,依照自己的想像,將結論理解成「對策必須全部順利、條件也都齊全的狀況下,才有辦法在七月初出貨」

還有一種情況,雖然是一樣的回答,但仍會造成對方產生完全相反的理解。假設主管認為「在七月初出貨是首要之務」,那麼在結論出現之前,主管可能會想像出符合自己期望的正面情境,如「試驗品的進度雖然落後很多,但我們必須想辦法解決」、「每個對策都是可以確實執行的」、「對策都很棒。一定會非常順利」等。這麼一來,主管對於「我想我們可以趕在七月初出貨」這句話有了正向解釋,可能會過度樂觀的將結論理解為「新產品確定可以在七月初出貨」。

  •  別留給對方胡思亂想的空間

換句話說,按照時序性的說話方式,容易因為對方先入為主的想法,讓同一個結論產生不同的理解。從「只有在對策順利進行的狀況下,新產品才能在七月初出貨」到「因為已經想出了對策,所以新產品必定可以在七月初出貨」,兩者差距很遠,而且都不是說話者真正想傳達的訊息。

在這種狀況下,無論是哪一種解釋,都有可能引起誤解。因為下屬想表達的既不是「假如對策進行得不順利,便很難在七月初出貨」,也不是「我們準備了萬全的對策,在七月初出貨已經是定案了」。他可能只是想敘述「透過採取一些對策,我想我們可以趕在七月初出貨」而已因此無論是何種解釋,都是對方先入為主的理解,也就是說話者的原意遭到了誤解。

電影常會按照時間順序說故事,原因是這樣能讓觀眾在觀賞時,有想像的空間和樂趣。隨著故事的發展,觀眾會一邊想像著「接下來是不是那樣?會不會這樣呢?」因為未知而感到緊張和期待。即使如此,因為每個人的想像力不同,也可能對結局產生不同理解。有人會認為「太好了,跟我料想的一樣。主角最後應該會過著幸福快樂的日子吧。」,也有人會認為「真遺憾。這樣主角不是太可憐了嗎?」明明是相同的結局,根據每個人的想像力卻有不同詮釋。

不想給對方有先入為主的想像空間,有什麼好辦法呢?只要採取不讓對方有機會發揮想像力的說話方式即可。絕對不能到最後才說出結論,這就是倒金字塔—依照「重要性」說話的表達方式。

  • 範例:一開始就說「結論」,才有說服力

問題什麼時候可以投入市場?

回答以目前的狀況看來,我想我們可以趕在七月初出貨我們會將投入試驗品研發的工作人員增加一倍,並且在每個階段都先進行安全性檢測,至於生產線,則會依照試驗品的設計圖打造。這麼一來,應該就能彌補之前試驗品研發時落後的進度。假如不採取任何補救措施,試驗品要到五月完成,八月底才能出貨,就無法趕上高需求期了。

 一開始先說結論,主管的想像力就沒有發揮空間。這麼一來,在結論後面的資訊,全部都會被理解為針對結論「補充說明」。

就算主管擔心新產品無法如期投入市場,也沒有發揮想像力的空間,只能根據結論來推測「以目前的狀況看來,我想我們可以趕在七月初出貨」。萬一主管還是不放心,也會主動詢問:「萬一對策進行得不順利,你打算怎麼辦?

倒金字塔的回答方式,既不會造成對方擅自做出解釋,還能引導對方進行確認。而「確認」這個步驟,正是避免誤解的最佳方法。

即使認為「在七月初出貨是首要之務」的主管,在聽取簡報的過程中,也無法任意發揮想像力,他或許會進一步詢問:「你的意思是說,我可以當作七月初一定能出貨囉?」這時候,下屬就能把握機會,更明快清楚地傳達自己的想法

雖然按照時間順序報告,主管也可能會提出問題,但是因為這當中給了主管發揮想像力的空間,所以主管的提問可能會帶有預設立場。有沒有帶著預設或偏見的提問,兩者是天壤之別。假設主管已經有預設立場,提出的問題大多只是想確認他的預設答案是否正確。一旦產生了誤解,想要澄清就會變得更困難。

 

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